Може би си мислите, че управлението на бизнес процеси е сравнително безопасна зона. Помислете пак! Стойте настрани от тези седем смъртни гряха на BPM, за да не бъдете осъден на вечни мъки или пък да се налага да търсите опрощение. Ако сте се надявали малко похот или алчност да минат незабелязани – няма да стане.
1.
НЕ ИЗРИЧАЙ НАПРАЗНО ДУМАТА “УПРАВЛЕНИЕ”
Горко на оня, който използва термина “управление”, когато всъщност става дума за автоматизиране.
BPM означава различни неща за различните хора. Вземете думите “процес” и “управление” поотделно – различни хора ги виждат по съвсем различен начин, в съответствие с тяхната гледна точка. За много разработчици и консултанти процесният мениджмънт означава означава автоматизация на процесите. Автоматизацията е важна, но тя не е всичко. BPM означава и добро управление. Всеки процес трябва да се разглежда като важен актив и, съответно, да бъде правилно разбран, правилно приложен и непрекъснато подобряван.
Крайна цел е подобрената производителност. Това подобрение може да включва автоматизация, но не във всички случаи. Ако се вгледате в бизнеса си, вероятно ще откриете, че по-голямата част от дейностите се извършват от хора, а не от машини. Дразнещо е, че BPM инструментите са толкова фокусирани върху автоматизацията, а предлагат сравнително малко възможности за активен мениджмънт. В резултата често виждаме процеси, които са автоматизирани, но не са добре проектирани, правилно разбрани, правилно изпълнявани, нито подобрявани с времето.
2.
РАБОТЕНЕТО “НА ПАРЧЕ”
Казвам ви, че работата е от край до край, дори да виждате само своето парче от нея.
В действителност процесите започват и завършват на много различни места в предприятието, като често преминават през няколко функционални области. Лошо е, когато усилията за подобряване на процеса са фокусирани върху една тясна част от него. Причината? Различните отдели са фиксирани само върху тази част от процеса, която ги касае пряко.
Трудно е да се повлияе на това, което се случва нагоре или надолу по веригата на процеса. А подобряването на процеса изисква сътрудничество и съвместна работа. Ако не се постигне консенсус, подобренията в една част от процеса може да означават ретроградна стъпка в друга част. Цялостният резултат е: влошено състояние.
Подобен е случаят, в който различни специализирани проекти протичат по един и същ начин, като дублират усилията за оптимизиране на процеса. Това се случва, когато организацията не разполага с централен склад за процесите и знанията за тях. Вземете за пример работата по проект върху ERP или CRM системите. Екип от консултанти от системния интегратор създава куп диаграми на Visio. Но тяхната употреба приключва съвсем скоро. Веднъж след като промените в системата са внедрени, диаграмите се забиват в някоя забравена папка из мрежата, която никой никога няма да отвори. Пет години по-късно – време за поредния ъпгрейд. Ако някой все пак открие папката, се отнася с подозрение към съдържанието й – то е остаряло. И сегашният интегратор (често съвсем различна компания) прави точно същото като стария – купища нова документация, която остава напълно неизползвана.
3.
ПРЕОТКРИВАНЕТО НА ТОПЛАТА ВОДА
Тръгнете оттам, докъдето са стигнали другите.
Ако стартирането на BPM-инициатива за вас означава да започнете от празен лист, вероятно ще изпаднете в глупавата ситуация да преоткривате познати решения на познати проблеми. Процесните рамки са разработени, за да се избегне точно това. Чрез използването на рамки като PCF APQC, ITIL или SCOR на Supply Chain Council’s, процесите могат да бъдат организирани в строен ред, доказан в практиката и носещ ползи за хиляди организации от различни сфери. Съблюдавайки стандартизираната структура и език за активностите, компаниите получават много предимства в:
• Управление на съдържанието
• Сравнителен анализ и измерими показатели
• Избягване на субективни мотиви и грешки
• Определяне на обхвата на нужните усилия и gap-анализ
• Предотвратяване на дублиране
От този списък става ясно, че ако не се възползвате от предимстава, значително ще забавите откриването и документирането на процеса. Помислете и за процесите на вашата органиация, които са специфични или дори коренно различни от основните ви процеси. Истинско придизвикателство е да ги организирате по смислен начин в общата структура, ако не разполагате с централна рамка.
4.
ДА ГО НАПРАВИШ ТРУДНО ЗА НАМИРАНЕ
Огледайте се. Би трябвало да видите всичко с един поглед.
Твърде често от потребителите се изисква да управляват съдържанието на процеса през уеб-платформи с твърде суров или пък твърде “лъскав” интерфейс, в интранет или в сложна структура от директории. Те се борят за намирането на информацията, която им е необходима, за да си свършат работата. Ако служителят вижда много повече, отколкото свързаното с неговата позиция, вероятността да се връща на регламентираните места за информация става все по-малка. Той започва да се оправя с търсенето на информацията както намери за добре (“Копирам това на моя компютър и ще си го подредя”), а възможността за колаборация отива по дяволите. От друга страна, ако системата предлага на всеки потребител лесен достъп до съдържанието на процеса, свързана с ролята им в организацията, хранилището за процеси ще се превърне в работещ инструмент за подпомагане на изпълнението.
Персонализация на системата не означава свързване с конкретна личност, а с роли и функции в процесите. Хранилището трябва да предложи лесен достъп до документацията на процеса, изисквана във връзка с дадена задача или роля. Липсата на такова структуриране и липсата на ефективни възможности за търсене води до изкривяване на информацията и до организационно объркване.
По материали от Processexcellencenetwork.com