Блог на ProcessEvo » BPM практика

Седемте смъртни гряха на BPM. Грехове 5, 6 и 7

ProcessEvo — Mon, 02 Jul 2012 14:45:22 +0000

НЕСПОСОБНОСТ ДА ГО ПОДДЪРЖАШ АКТУАЛНО

Да назначиш отговорник и този отговорник да е отговорен.

За да бъде една информация надеждна, тя трябва да си има отговорник, собственик, owner. Той оторизира използването й и всички промени. Възлагане на собствеността върху процеса е ключът. То означава сигурност, че има кой да се грижи за успеха на процеса и има път, по който процесът да бъде подобряван. Въпреки, че е ясно като бял ден, възлагането на отговорността за процеса се пропуска невероятно често.

След като собствеността е възложена, следва да има и систематичен начин за хората да предлагат промени, а отговорникът да одобри или отхвърли предложенията. Ако тази възможност лиспва, за организацията ще е невъзможно да ангажира служителите си от всякакви нива в подобряването на работните потоци. Връщането на участниците към процеса ще се превърне в спорадична случка, те ще го напуснат и той ще овехтее. Ако процесите не се актуализират, това ще дискредитира и цялата библиотека за знания за процесите, а скоро след това – и самите работни потоци.

ДА Е НЕРАЗБИРАЕМО

Не оплитай последователите си в сложни схеми

Процесните диаграми се нуждаят от контекст, за да бъдат схванати правилно. Потребителите по-добре разбират процесите, когато са моделирани “чисто” и лесно за следване, интуитивни. Документите, формите, линковете, свързани с елементите на диаграмата, трябва да са там, да са достъпни за потребителя. Нещо повече, документацията по процеса трябва да бъде управлявана от неговия собственик, за да е актуална и достоверна.

ДА ОСТАНЕ НЕПРИЕТО ОТ ПОТРЕБИТЕЛИТЕ

И да превъзнасяте своята BPM система до небето, тя трябва да е здраво стъпила на земята

Представете си ситуацията, в която доставчик и вътрешен екип въвеждат BPMS в голяма организация. Често се ползват рекламни похвати, лозунги, които прокламират пред служителите достойнствата на системата. Това ли е начинът да се осигури положителна нагласа сред хората, които ще я ползват? Или чрез осведоменост? Или чрез положителен опит?

Отговорът е: положителен опит. Потребителите трябва да придобият положителен опит в използването на BPM системата – да изпробват и да се убедят, че работи добре, че допринася за тяхната работа. За да стане това, системата трябва наистина да работи добре и да добявя стойност.

В края на краищата, няма да успеете да наложите системата, ако не направите следното:

- Осигурете един-единствен източник на информация за процесите, вместо множество пръснати хранилища;

- Използвайте рамки и шаблони за ускоряване на откриването и приемането;

- Уверете се, че е лесно за всеки служител да намери това, от което те се нужде за своите задачи;

- Поддържайте актуална информацията;

- Направете всичко лесно за разбиране.

Въвеждането на процесен мениджмънт може да изглежда като голямо предизвикателство пред организацията, която се опитва да се развива. Но истината е, че всеки започва отнякъде. Ако започвате сега или ако “рестартирате” сега – започнете от най-болното място в работните потоци, решете проблема, като го закачите за някакъв доказан фреймуърк и приложете методология, която е смислена за естеството на работата. И няма начин да не се получи.

The post Седемте смъртни гряха на BPM. Грехове 5, 6 и 7 appeared first on Блог на ProcessEvo.

Седемте смъртни гряха на BPM. 1 до 4

ProcessEvo — Thu, 28 Jun 2012 06:20:37 +0000

Може би си мислите, че управлението на бизнес процеси е сравнително безопасна зона. Помислете пак! Стойте настрани от тези седем смъртни гряха на BPM, за да не бъдете осъден на вечни мъки или пък да се налага да търсите опрощение. Ако сте се надявали малко похот или алчност да минат незабелязани – няма да стане.

НЕ ИЗРИЧАЙ НАПРАЗНО ДУМАТА “УПРАВЛЕНИЕ”

Горко на оня, който използва термина “управление”, когато всъщност става дума за автоматизиране.

BPM означава различни неща за различните хора. Вземете думите “процес” и “управление” поотделно – различни хора ги виждат по съвсем различен начин, в съответствие с тяхната гледна точка. За много разработчици и консултанти процесният мениджмънт означава означава автоматизация на процесите. Автоматизацията е важна, но тя не е всичко. BPM означава и добро управление. Всеки процес трябва да се разглежда като важен актив и, съответно, да бъде правилно разбран, правилно приложен и непрекъснато подобряван.

Крайна цел е подобрената производителност. Това подобрение може да включва автоматизация, но не във всички случаи. Ако се вгледате в бизнеса си, вероятно ще откриете, че по-голямата част от дейностите се извършват от хора, а не от машини. Дразнещо е, че BPM инструментите са толкова фокусирани върху автоматизацията, а предлагат сравнително малко възможности за активен мениджмънт. В резултата често виждаме процеси, които са автоматизирани, но не са добре проектирани, правилно разбрани, правилно изпълнявани, нито подобрявани с времето.

РАБОТЕНЕТО “НА ПАРЧЕ”

Казвам ви, че работата е от край до край, дори да виждате само своето парче от нея.

В действителност процесите започват и завършват на много различни места в предприятието, като често преминават през няколко функционални области. Лошо е, когато усилията за подобряване на процеса са фокусирани върху една тясна част от него. Причината? Различните отдели са фиксирани само върху тази част от процеса, която ги касае пряко.

Трудно е да се повлияе на това, което се случва нагоре или надолу по веригата на процеса. А подобряването на процеса изисква сътрудничество и съвместна работа. Ако не се постигне консенсус, подобренията в една част от процеса може да означават ретроградна стъпка в друга част. Цялостният резултат е: влошено състояние.

Подобен е случаят, в който различни специализирани проекти протичат по един и същ начин, като дублират усилията за оптимизиране на процеса. Това се случва, когато организацията не разполага с централен склад за процесите и знанията за тях. Вземете за пример работата по проект върху ERP или CRM системите. Екип от консултанти от системния интегратор създава куп диаграми на Visio. Но тяхната употреба приключва съвсем скоро. Веднъж след като промените в системата са внедрени, диаграмите се забиват в някоя забравена папка из мрежата, която никой никога няма да отвори. Пет години по-късно – време за поредния ъпгрейд. Ако някой все пак открие папката, се отнася с подозрение към съдържанието й – то е остаряло. И сегашният интегратор (често съвсем различна компания) прави точно същото като стария – купища нова документация, която остава напълно неизползвана.

ПРЕОТКРИВАНЕТО НА ТОПЛАТА ВОДА

Тръгнете оттам, докъдето са стигнали другите.

Ако стартирането на BPM-инициатива за вас означава да започнете от празен лист, вероятно ще изпаднете в глупавата ситуация да преоткривате познати решения на познати проблеми. Процесните рамки са разработени, за да се избегне точно това. Чрез използването на рамки като PCF APQC, ITIL или SCOR на Supply Chain Council’s, процесите могат да бъдат организирани в строен ред, доказан в практиката и носещ ползи за хиляди организации от различни сфери. Съблюдавайки стандартизираната структура и език за активностите, компаниите получават много предимства в:

• Управление на съдържанието

• Сравнителен анализ и измерими показатели

• Избягване на субективни мотиви и грешки

• Определяне на обхвата на нужните усилия и gap-анализ

• Предотвратяване на дублиране

От този списък става ясно, че ако не се възползвате от предимстава, значително ще забавите откриването и документирането на процеса. Помислете и за процесите на вашата органиация, които са специфични или дори коренно различни от основните ви процеси. Истинско придизвикателство е да ги организирате по смислен начин в общата структура, ако не разполагате с централна рамка.

ДА ГО НАПРАВИШ ТРУДНО ЗА НАМИРАНЕ

Огледайте се. Би трябвало да видите всичко с един поглед.

Твърде често от потребителите се изисква да управляват съдържанието на процеса през уеб-платформи с твърде суров или пък твърде “лъскав” интерфейс, в интранет или в сложна структура от директории. Те се борят за намирането на информацията, която им е необходима, за да си свършат работата. Ако служителят вижда много повече, отколкото свързаното с неговата позиция, вероятността да се връща на регламентираните места за информация става все по-малка. Той започва да се оправя с търсенето на информацията както намери за добре (“Копирам това на моя компютър и ще си го подредя”), а възможността за колаборация отива по дяволите. От друга страна, ако системата предлага на всеки потребител лесен достъп до съдържанието на процеса, свързана с ролята им в организацията, хранилището за процеси ще се превърне в работещ инструмент за подпомагане на изпълнението.

Персонализация на системата не означава свързване с конкретна личност, а с роли и функции в процесите. Хранилището трябва да предложи лесен достъп до документацията на процеса, изисквана във връзка с дадена задача или роля. Липсата на такова структуриране и липсата на ефективни възможности за търсене води до изкривяване на информацията и до организационно объркване.

По материали от Processexcellencenetwork.com

The post Седемте смъртни гряха на BPM. 1 до 4 appeared first on Блог на ProcessEvo.

Процесен софтуер за е-правителство / е-община

ProcessEvo — Mon, 02 Apr 2012 13:09:49 +0000

В момента тече интересeн процес: държавната администрация и гражданите променят ролите си в общата им връзка. Преди администрацията беше властови център, регулатор на частните и обществени дейности. Сега ролята й се променя: администрацията все повече се схваща като доставчик на услуги за гражданите.

Днес обществото счита, че държавната и общинската администрация не изпълняват добре и ефективно функициите си, че в тях е ангажирана твърде голяма работна сила и твърде голям финансов ресурс и, като цяло, са изостанали в развитието си и имат нужда от значително модернизиране. Изискванията към мениджмънта в публичния сектор стават все по-големи в поне четири направления:

по-голяма ефективност,
по-пълен и навременен контрол върху действията,
по-добра видимост и управление на разходите,
повече и по-достъпни услуги.

Администрациите са изправени пред необходимостта да изградят функционална система за управление на своята дейност. Тя трябва да обхване настоящите, но и бъдещи процеси – да създава условия за сравнително лесно разширяване, развитие и добавяне на дейности.

Една добра управленска система би трябвало да помогне на администрацията да навакса изоставането си в предоставянето на услуги на гражданите, компаниите и организациите.

Е-правителство…

Ръководството на администрацията може да постигне видим и устойчив успех чрез целенасочено и непрекъснато развитие на два фактора, в съчетание:

1. Управленски подход: прилагане на съвременните управленски концепции и най-добри практики.

2. Технологична въоръженост: внедряване на съвременни ИТ за всеки аспект от дейността си.

Така описан, успехът все по-точно съвпада с понятието за е-правителство. Е-правителството е комплекс от специални функции, в които администрациите предоставят на гражданите и организациите възможност за отдалечено обслужване, в интернет среда.

Въвеждането на електронните услуги значително намалява натоварването на служителите в администрацията, спестява ресурси на всички страни в процеса, повишава удовлетвореността.

… и как се прави

Технологичните решения за изграждане на е-правителство не са много на брой. Администрациите по света вече са се сблъскали с въпроса за избора на технология, внедрявали са, променяли са…

Доставчиците също са работили върху задачата. В резулат, на пазара има (почти) готови софтуерни решения; има и компании, които могат да напишат, внедрят и поддържат необходия софтуер – по поръчка.

Готова система, система по поръчка или друго?

Готовите решения, които изглеждат пригодни за развиване на е-администрация, идват със славата на големите международни доставчици. За съжаление, идват и с “онези” ценови равнища. Те са скъпи. Адаптирането им към конкретните изисквания на потребителя - още по-скъпо. Променянето след внедряване – още по-скъпо. Готовите системи имат предимства, но сметката (особено на края на третата година) изглежда смъртоносна.

А система по поръчка? Софтуерът по поръчка често изглежда по-евтино решение, особено при първоначалното планиране. Лошото е, че правенето е бавно (това са многогодишни проекти), промените също са бавни и скъпи, а и зависимостта към един доставчик е доста притеснителна.

BPM-системите са третия път.

Те имат “вродени” качества да вършат тази работа.

Адекватност: изградени са върху съвременна управленска концепция.
Автоматизация: системата сама изпълнява елементи от работните процеси.
Скалируемост: разходите за BPM софтуер са пропорционални на използването му.
Универсалност: BPM заменя цял сбор от разнородни програми, специализирани за една или друга дейност.
Оптимизация: директно позволява на администрацията да оптимизира разходите си.

Администрациите работят в условия на ограничени ресурси и средства. За сметка на това, законовата рамка и контролът върху използването им са рестриктивни. Всичко това се съчетава с повишени очаквания за нивото на услугите. Трудна ситуация, в която BPM-системите могат да бъдат част от решението. Ето как процесният софтуер спестява обществени средства:

Ниска цена и най-малки разходи за внедряване и експлоатация, в сравнение с всички други решения на пазара.
Минимални изисквания към хардуера: на практика системите са “леки” и спестяват средства за обновяване на хардуера – сега и в бъдеще.
SaaS версии (обикновено се предлагат от доставчика): спестява купуването и поддържането на сървъри и информационна инфраструктура.
Оптимизиране на разходите чрез скалируемост: разходите за системата са пропорционални на използването й.

BPM-системите са силен инструмент за създаване на е-правителство

BPM измества другите софтуерни системи от администрациите, дори тези, които са предназначени за обикновените познати дейности и функции. А когато стане дума за е-администрация, BPM-софтуерът изглежда недостижим, благодарение на още три качества:

Лесно моделиране*, като път за създаване на отдалечени услуги, модернизиране на услугите (прави ги възможни в интернет-среда) и въвеждане на нови услуги.
Пълна прозрачност и отчетност, като път към лесен контрол на дейността, измерване на ефективността и възможност за достъп до информация в реално време (на различни нива).
Автоматизиране на процесите – като път към ефективност в изпълнението на услугите.
Ползване на ресурси “от облака” – като гаранция за сигурен достъп до услугите на голям брой потребители, от различни места, чрез различни канали и средства.

* Лекотата на моделирането трудно може да се представи с описание, но опитването на ProcessEvo е достъпно и безплатно, тук. ProcessEvo е надеждно и ценово ефективно решение за управление на работните потоци

в общинската и държавната администрация.

The post Процесен софтуер за е-правителство / е-община appeared first on Блог на ProcessEvo.

Допълнение към темата за ISO:Manager. Популярно представяне на схемата по “Конкурентоспособност” от Капитал

ProcessEvo — Sun, 24 Jul 2011 09:14:39 +0000

Ако въвеждането на ISO е актуална тема за вашата организация, хвърлете око на журналистическия материал, преди да задълбаете в подробната информация

от официалния сайт:

Вестник Капитал, статията “Пари за управление”

Три цитата:

“Специална схема по програма “Конкурентоспособност” финансира безвъзмездно до три четвърти от разходите, които са нужни за внедряването на такива системи [софтуер за управление], а също и на различни международни стандарти (от групата на ISO например). Крайният срок за подаване на проектни предложения е 28 септември т.г.”

“Бюджетът за “Покриване на международно признати стандарти и въвеждане на системи за управление в предприятията” е 25 млн. евро, разпределени в отделни финансови линии за микро-, малки, средни и големи предприятия. Най-много средства са заделени за малките (над 17 млн. лв.) и средните фирми (19.5 млн. лв.). По схемата могат да кандидатстват компании от всякакви сектори, без ограничение за размера им.”

“Средствата могат да се използват както за покупка на оборудване и на специализиран софтуер, свързани с въвеждането на системи за управление и на стандарти, така и за консултации и сертифициране.”

The post Допълнение към темата за ISO:Manager. Популярно представяне на схемата по “Конкурентоспособност” от Капитал appeared first on Блог на ProcessEvo.

ISO:Manager – BPM в услуга на ISO-стандартите (и най-долу – как може да се получи за 1/4 от цената)

ProcessEvo — Sun, 24 Jul 2011 09:10:08 +0000

Много компании от малкия и среден бизнес се сблъскват за първи път идея, подобна на процесния подход, когато решат да въвеждат някой от стандартите по ISO. Стандартите представляват набор от процедури – последователност от предписани действия при възникване на някакви обстоятелства. Да, бизнес процесите трябва да бъдат постоянно подобрявани, това е една от най-важните задачи на мениджъра. Обратно, стандартите ISO за доста консервативни. Те заковават процедури като “единствено правилните” и спазването на стандарта всъщност е неотклонно следване на процедурите, при всеки възникнал случай и винаги, година след година.

Стандартите ISO са добре документирани. Това ни позволи да развием отделни процеси за тях, като ползваме ProcessEvo като среда. Този подход се оказа много успешен. Доказано:
- Автоматизацията от BPM върши страхотна работа и при процедурите по ISO;
- Управлението на документите се получава много добре. Точният формуляр – при точния човек – точно навреме – точно попълнен;
- Управлението на работните потоци (workflow) се улеснява – софтуерът се грижи да възложи всяко отделно действие като задача на конкретния изпълнител; и оперативния мениждмънт си поема въздух;
- BAM и аналитичните функционалности на ProcessEvo работят и за ISO – мениджърите имат видимост, отчетност и контрол за всички действия, състояния и данни.

Следващата стъпка дойде естествено: свързахме процесите в цялостно приложение. Това е основата на ISO Manager.
Разбира се, процесите се моделират за всяка отделна организация, по документацията на консултанта. Така още с въвеждането на стандарта, ISO Manager започва да трупа ползи за организацията:
- Замества ресурс (най-вече човешки) за изпълнението и администрирането на процедурите по ISO-стандарта;
- Предпазва от грешки или пропуски при изпълнението и документацията на процедурите;
- Осигурява безпроблемен и одит и пресертифициране по стандартите ISO – задължителни всяка година.
Компаниите, които вече са въвели ISO, знаят колко им коства въвеждането и поддържането на стандарта. ISO Manager спестява голяма част от тези разходи.

И накрая – най-приятната част: ISO Manager може да бъде внедрен и използван за 1/4 от цената, благодарение на Европейските програми за конкурентоспособност. В момента е открита процедурата „Покриване на международно признати стандарти и въвеждане на системи за управление в предприятията” по оперативната програма „Развитие на конкурентоспособността на българската икономика”. Финансирането покрива 75% от стойността на ISO Manager. Ето линк
За подробности и въпроси относно ISO Manager, можете да звъните на г-н Ивайло Грозев, (+359 2) 421 85 41.

Вижте представянето на ISO:Manager в сайта.

The post ISO:Manager – BPM в услуга на ISO-стандартите (и най-долу – как може да се получи за 1/4 от цената) appeared first on Блог на ProcessEvo.

Компаниите: богатите (на процеси) ще станат по-богати, бедните – по-бедни. “Тези, които приемат BPM, могат да направят неща, които другите не могат.”

ProcessEvo — Wed, 16 Feb 2011 19:00:28 +0000

Gartner предвижда пропастта между бедни и богати компании да расте по-бързо в следващите 3 години. Тенденцията е заради внедряването на BPM. Компании, които са напред с технологията, вече са ускорили развитието си и все по-бързо увеличават дистанцията пред другите.
Ето резюме.
Няма изненада: лидерството в бизнес технологиите ще прави компаниите богати и все по-богати. По-бавните ще бъдат не бедни, но не и толкова успешни. Да му мислят тези, които са зад технологичната бариера.

Ще наваксат ли изоставащите? Със сигурност ще има различни случаи. Някои компании ще компенсират забавянето си, като мобилизират повече ресурс (предимно за пари става дума) за влизането си в процесния модел. От друга страна, при процесния мениджмънт подобряването е непрекъснато и се разраства прогресивно. Така че, ранните иноватори ще имат сериозно предимство.

Другата интересна прогноза предвижда бързо разрастване на бизнеса с шаблоните на модели. 70% от потребителите ще предвидят избор на предварително проектирани процеси, разработени от “нетрадиционни доставчици на приложения” (Gartner-ски евфимизъм за вендори, по-малки от IBM или поне TIBCO).
Ето цитат:
“Process templates are prebuilt business process design, execution and management artifacts that serve as solution accelerators for development, integration and BPI projects. Many factors are driving organizations to consider process templates over traditional applications including: the lack of flexibility in monolithic applications, the need for more visibility into cross-boundary processes, the desire to automate knowledge-based and unstructured processes (which haven’t been part of traditional applications), and the increasing role played by “consumerized IT,” particularly for unstructured knowledge work.
Gartner predicts that, as the application market shifts from monolithic packaged applications to next-generation composite applications, the definition of what constitutes an “application” will become more blurred, enabling many nontraditional application vendors to play in the enterprise application market.”

Шаблоните за процеси са в пътната карта и на ProcessEvo.

The post Компаниите: богатите (на процеси) ще станат по-богати, бедните – по-бедни. “Тези, които приемат BPM, могат да направят неща, които другите не могат.” appeared first on Блог на ProcessEvo.

Организациите не са подготвени за процеси

ProcessEvo — Thu, 10 Feb 2011 17:04:05 +0000

Alexander Peters публикува в блога на Forrester първите резултати от изследване за готовността на организациите да преминат на BPM.
Отсича, че не са готови. Това не значи, че компаниите нямат нужда от процеси, а че не са се подготвили достатъчно добре, въпреки нуждата.
Ето цитат от анализа на Александър Питърс:
“…organizations that truly produce superior results excel at four fundamental practices:
1. Devise and maintain a clearly stated, focused strategy.
2. Develop and maintain flawless operational execution.
3. Develop and maintain a performance-oriented culture.
4. Build and maintain a fast, flexible, flat organizational structure”

Анкетата за изледването все още е активна (линк), така че всеки мениджър може да си свери часовника, поне като разгледа въпросите.

The post Организациите не са подготвени за процеси appeared first on Блог на ProcessEvo.