Пилотен проект. Започването с един пилотен проект ще донесе ценен първоначален опит за организацията, както и шанс потенциалните проблеми да се проявят по-рано и по-малък мащаб. Етапът на пилотния проект обикновено довежда до постигане на успех, който дава тласък на целия проект. Пилотният проект трябва да обхване конкретна и по-малко сложна фаза от работата на организацията, в която да се докаже приложимостта на инициативата, но и способността на организацията да се “настрои” към работни процеси с измерими резулатати.
Зрели процеси. Въвеждането на процесно управление трябва да започне от зрелите и добре документирани процеси на организацията. Макар и досадно, откриването и описанието на утвърдените процесите е от ключово значение и трябва да получи значително време и внимание в началото на проекта. В тази ситация доставчикът на BPM-системата може да има решаваща роля. По-голям успех имат проектите, при които доставчикът не просто внедрява технологията, но и консултира формулирането (а в после и моделирането и провеждането) на процесите на организацията.
Гъвкава система. Организацията вече трябва да има стандартизирани процеси, преди развръщането на BPM-системата. В противен случай ще се наложи да извърви по-дълъг и труден път, за да ги стандартизира успоредно с въвеждането на BPM. В случай, че процесите на една институция са незрели или лошо дефинирани, е важно да се избере BPM-инструмент, който е достатъчно гъвкав, за да се адаптират към динамично-променящи се изисквания. Гъвкава система за управление на работните процеси означава по-лесна обработка на документи и прилагане на действия, в съответствие с нуждите, които ще възникнат в хода на „изчестване”на процедурите. В резултат, постепенно ще се формират и въвеждат необходимите правила за маршрутизация на общите случаи и изключенията.
Екип. Мениджъри от организацията трябва да бъдат ангажирани в процесното управление. В допълнение към присъствието на специалисти от страна на доставчика или на външни консултанти, трябва да има вътрешен ръководител на проекта и, според мащаба – и определен BPM екип за изпълнението. Комуникацията между всички звена е от решаващо значение. В нея трябва да участват вътрешния екип, висшия мениджмънт, консултантите, дори служителите, които имат роля в изпълнението на процесите. Добра практика е организацията не само да избере опитни доставчици и консултанти, но и да насърчи умения и способностите на служителите, които отговарят за процесите.
Измерими резултати. Технологията сама по себе си не е всичко необходимо за постигане на успех. Една от важните роли на управлението е да избере релеватнтите цели и да зададе измерими и конкретни показатели за хода на постигането им. Показатели ще помогнат да се измери успеха на организацията, на отделните процеси, на изпълнението BPM като цяло или на всяка отделна инициатива. Необходимо е да се изберат индикатори за настоящо ниво (базова линия) и да се засекат показателите им, още преди въвеждането на системата.
Според същността на работата, това могат да бъдат например: време за завършване на действие, среден брой на грешките за период от време, среден брой на официалните оплаквания, брой на обработените случаи и т.н.
Време за оптимизация. При разработването на график за изпълнението на BPM-система, е необходимо да се предвиди време за оптимизация. Когато технологията е нова за организацията, управлението на нововъведените работни процеси обикновено изисква често преразглеждане и подобряване. Това важи с особена сила за точките на автоматизация.
Избор на технология. При избора на система за управление на бизнес процеси, огранизацията трябва да проучи функционалностите, предимствата и обхвата на инструмента. В някои случаи най-обхватната система може да бъде не най-добрия избор (например заради цена или изискуем ресурс) или най-практичната за решаване на специфични проблеми на организацията. Освен това, избраната система трябва да предоставя възможност за растеж и развитие на организацията в дългосрочен план. Трябва да се има предвид интеграцията с други съществуващи ИТ-системи (често се осигурява от доставчика), цената на потребителските лицензи, достъпа до поддръжка и до консултации относно моделирането на процеси.