В момента тече интересeн процес: държавната администрация и гражданите променят ролите си в общата им връзка. Преди администрацията беше властови център, регулатор на частните и обществени дейности. Сега ролята й се променя: администрацията все повече се схваща като доставчик на услуги за гражданите.
Днес обществото счита, че държавната и общинската администрация не изпълняват добре и ефективно функициите си, че в тях е ангажирана твърде голяма работна сила и твърде голям финансов ресурс и, като цяло, са изостанали в развитието си и имат нужда от значително модернизиране. Изискванията към мениджмънта в публичния сектор стават все по-големи в поне четири направления:
- по-голяма ефективност,
- по-пълен и навременен контрол върху действията,
- по-добра видимост и управление на разходите,
- повече и по-достъпни услуги.
Администрациите са изправени пред необходимостта да изградят функционална система за управление на своята дейност. Тя трябва да обхване настоящите, но и бъдещи процеси – да създава условия за сравнително лесно разширяване, развитие и добавяне на дейности.
Една добра управленска система би трябвало да помогне на администрацията да навакса изоставането си в предоставянето на услуги на гражданите, компаниите и организациите.
Е-правителство…
Ръководството на администрацията може да постигне видим и устойчив успех чрез целенасочено и непрекъснато развитие на два фактора, в съчетание:
1. Управленски подход: прилагане на съвременните управленски концепции и най-добри практики.
2. Технологична въоръженост: внедряване на съвременни ИТ за всеки аспект от дейността си.
Така описан, успехът все по-точно съвпада с понятието за е-правителство. Е-правителството е комплекс от специални функции, в които администрациите предоставят на гражданите и организациите възможност за отдалечено обслужване, в интернет среда.
Въвеждането на електронните услуги значително намалява натоварването на служителите в администрацията, спестява ресурси на всички страни в процеса, повишава удовлетвореността.
… и как се прави
Технологичните решения за изграждане на е-правителство не са много на брой. Администрациите по света вече са се сблъскали с въпроса за избора на технология, внедрявали са, променяли са…
Доставчиците също са работили върху задачата. В резулат, на пазара има (почти) готови софтуерни решения; има и компании, които могат да напишат, внедрят и поддържат необходия софтуер – по поръчка.
Готова система, система по поръчка или друго?
Готовите решения, които изглеждат пригодни за развиване на е-администрация, идват със славата на големите международни доставчици. За съжаление, идват и с “онези” ценови равнища. Те са скъпи. Адаптирането им към конкретните изисквания на потребителя - още по-скъпо. Променянето след внедряване – още по-скъпо. Готовите системи имат предимства, но сметката (особено на края на третата година) изглежда смъртоносна.
А система по поръчка? Софтуерът по поръчка често изглежда по-евтино решение, особено при първоначалното планиране. Лошото е, че правенето е бавно (това са многогодишни проекти), промените също са бавни и скъпи, а и зависимостта към един доставчик е доста притеснителна.
BPM-системите са третия път.
Те имат “вродени” качества да вършат тази работа.
- Адекватност: изградени са върху съвременна управленска концепция.
- Автоматизация: системата сама изпълнява елементи от работните процеси.
- Скалируемост: разходите за BPM софтуер са пропорционални на използването му.
- Универсалност: BPM заменя цял сбор от разнородни програми, специализирани за една или друга дейност.
- Оптимизация: директно позволява на администрацията да оптимизира разходите си.
Администрациите работят в условия на ограничени ресурси и средства. За сметка на това, законовата рамка и контролът върху използването им са рестриктивни. Всичко това се съчетава с повишени очаквания за нивото на услугите. Трудна ситуация, в която BPM-системите могат да бъдат част от решението. Ето как процесният софтуер спестява обществени средства:
- Ниска цена и най-малки разходи за внедряване и експлоатация, в сравнение с всички други решения на пазара.
- Минимални изисквания към хардуера: на практика системите са “леки” и спестяват средства за обновяване на хардуера – сега и в бъдеще.
- SaaS версии (обикновено се предлагат от доставчика): спестява купуването и поддържането на сървъри и информационна инфраструктура.
- Оптимизиране на разходите чрез скалируемост: разходите за системата са пропорционални на използването й.
BPM-системите са силен инструмент за създаване на е-правителство
BPM измества другите софтуерни системи от администрациите, дори тези, които са предназначени за обикновените познати дейности и функции. А когато стане дума за е-администрация, BPM-софтуерът изглежда недостижим, благодарение на още три качества:
- Лесно моделиране*, като път за създаване на отдалечени услуги, модернизиране на услугите (прави ги възможни в интернет-среда) и въвеждане на нови услуги.
- Пълна прозрачност и отчетност, като път към лесен контрол на дейността, измерване на ефективността и възможност за достъп до информация в реално време (на различни нива).
- Автоматизиране на процесите – като път към ефективност в изпълнението на услугите.
- Ползване на ресурси “от облака” – като гаранция за сигурен достъп до услугите на голям брой потребители, от различни места, чрез различни канали и средства.
* Лекотата на моделирането трудно може да се представи с описание, но опитването на ProcessEvo е достъпно и безплатно, тук. ProcessEvo е надеждно и ценово ефективно решение за управление на работните потоци
в общинската и държавната администрация.