5.
НЕСПОСОБНОСТ ДА ГО ПОДДЪРЖАШ АКТУАЛНО
Да назначиш отговорник и този отговорник да е отговорен.
За да бъде една информация надеждна, тя трябва да си има отговорник, собственик, owner. Той оторизира използването й и всички промени. Възлагане на собствеността върху процеса е ключът. То означава сигурност, че има кой да се грижи за успеха на процеса и има път, по който процесът да бъде подобряван. Въпреки, че е ясно като бял ден, възлагането на отговорността за процеса се пропуска невероятно често.
След като собствеността е възложена, следва да има и систематичен начин за хората да предлагат промени, а отговорникът да одобри или отхвърли предложенията. Ако тази възможност лиспва, за организацията ще е невъзможно да ангажира служителите си от всякакви нива в подобряването на работните потоци. Връщането на участниците към процеса ще се превърне в спорадична случка, те ще го напуснат и той ще овехтее. Ако процесите не се актуализират, това ще дискредитира и цялата библиотека за знания за процесите, а скоро след това – и самите работни потоци.
6.
ДА Е НЕРАЗБИРАЕМО
Не оплитай последователите си в сложни схеми
Процесните диаграми се нуждаят от контекст, за да бъдат схванати правилно. Потребителите по-добре разбират процесите, когато са моделирани “чисто” и лесно за следване, интуитивни. Документите, формите, линковете, свързани с елементите на диаграмата, трябва да са там, да са достъпни за потребителя. Нещо повече, документацията по процеса трябва да бъде управлявана от неговия собственик, за да е актуална и достоверна.
7.
ДА ОСТАНЕ НЕПРИЕТО ОТ ПОТРЕБИТЕЛИТЕ
И да превъзнасяте своята BPM система до небето, тя трябва да е здраво стъпила на земята
Представете си ситуацията, в която доставчик и вътрешен екип въвеждат BPMS в голяма организация. Често се ползват рекламни похвати, лозунги, които прокламират пред служителите достойнствата на системата. Това ли е начинът да се осигури положителна нагласа сред хората, които ще я ползват? Или чрез осведоменост? Или чрез положителен опит?
Отговорът е: положителен опит. Потребителите трябва да придобият положителен опит в използването на BPM системата – да изпробват и да се убедят, че работи добре, че допринася за тяхната работа. За да стане това, системата трябва наистина да работи добре и да добявя стойност.
В края на краищата, няма да успеете да наложите системата, ако не направите следното:
- Осигурете един-единствен източник на информация за процесите, вместо множество пръснати хранилища;
- Използвайте рамки и шаблони за ускоряване на откриването и приемането;
- Уверете се, че е лесно за всеки служител да намери това, от което те се нужде за своите задачи;
- Поддържайте актуална информацията;
- Направете всичко лесно за разбиране.
Въвеждането на процесен мениджмънт може да изглежда като голямо предизвикателство пред организацията, която се опитва да се развива. Но истината е, че всеки започва отнякъде. Ако започвате сега или ако “рестартирате” сега – започнете от най-болното място в работните потоци, решете проблема, като го закачите за някакъв доказан фреймуърк и приложете методология, която е смислена за естеството на работата. И няма начин да не се получи.